تجارت الکترونیک

-9- تخصيص هزينه هاي غير مستقيم

تخصيص هزينه ها عبارتست از فرآيند تخصيص هزينه هاي غير مستقيم به عوامل هزينه شامل محصولات فعاليت ها ، واحدهاي سازماني ، عرضه كنندگان و دوره هاي زماني مي باشد . هر يك از اين عوامل دربرگيرنده هزينه هاي مستقيم و غير مستقيمي كه به آنها تخصيص داده مي شود مي باشند . هزينه هاي مستقيم زماني اتفاق مي افتند كه منابع تنها براي يك عامل هزينه مصرف شده باشند . به عنوان مثال ماده خامي كه براي يك محصول ويژه مورد استفاده قرار مي گيرد به عنوان هزينه مستقيم توليد به حساب آورد مي شود . اما هزينه هاي غير مستقيم از استفاده منابع به وسيله عوامل هزينه متعدد ناشي مي شود . دستگاهي كه در توليد محصولات مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد ، يك هزينه غير مستقيم براي آن محصولات مي باشد . تخصيص هزينه هاي غير مستقيم بر اساس عوامل هزينه موضوعي است كه در اين فصل مورد بررسي قرار مي گيرد .

در بخش هاي 3 و 4 تخصيص هزينه هاي غير مستقيم جهت اهداف برنامه ريزي مورد بررسي قرار گرفت يك مدير يك تصميم گيري جهت برنامه ريزي انجام مي دهد . به يك عامل هزينه كه دوست دارد بداند كه هزينه فرصت از دست رفته آن عامل هزينه براي سازمان چقدر است وابسته است . هزينه فرصت از دست رفته از استفاده همزمان منابع مستقيم و غير مستقيم ناشي مي شود . هزينه هاي مستقيم به صورت آشكار به يك موضوع هزينه ارتباط دارند . اما هزينه هاي غير مستقيم بايستي به عوامل هزينه به وسيله استفاده از محركهاي هزينه رديابي شود . محركهاي هزينه به منظور انعكاس علت هزينه هاي غير مستقيم انتخاب مي شوند . اگر يك عامل هزينه از يك محرك هزينه استفاده كند  . هزينه غير مستقيم بر اساس عامل هزينه رد يابي مي شود . به صورت ايده آل رديابي هزينه هاي غير مستقيم بوسيلة محركهاي هزينه ، هزينه فرصت از دست رفته استفاده از منابع غير مستقيم را منعكس خواهد كرد .

اگر هدف ، تصميم گيري جهت برنامه ريزي در مورد يك مبناي هزينه باشد ، انتخاب محركهاي هزينه به منظور رديابي هزينه غير مستقيم متناسب است ، اما دلايل ديگري بجز تصميم گيري براي برنامه ريزي ها در تخصيص هزينه هاي غير مستقيم وجود دارد .

در اين فصل تخصيص هزينه غير مستقيم به منظور اهداف گزارشگري بيروني و اهداف كنترلي مورد بررسي قرار مي گيرد .

تخصيص هزينه هاي غير مستقيم بوسيلة محركهاي هزينه هنگامي كه مسأله گزارشگري بيروني و كنترلي مورد بررسي قرار مي گيرد .براي سازمان لزوماً بهترين گزينه نمي باشد . ديگر مكانيزم هاي تخصيص هزينه هاي غير مستقيم ممكن است به طور سودمندي انگيزش و ترغيب مديران يا تاثير استفاده كنندگان از گزارش هاي حسابداري بيروني را مورد اثبات قرار دهد .

انتخاب روش تخصيص هزينه مهم است . و بايستي با ملاحظات حرفه اي مورد توجه قرار گيرد . تخصيص هزينه به منظور اهداف كنترلي مي تواند به طور مضرانه تاثير روي مديران و ديگر ذينفعان داشته باشد . روش هاي تخصيص هزينه به منظور گزارشگري بيروني براي ايجاد منفعت بيشتر براي سازمان بخاطر عيب بخش هاي بيروني مانند مشتريان و مميزين مالياتي ممكن است انتخاب شده باشد .

2-9- دلايلي براي تخصيص هزينه هاي غير مستقيم :

اكثر سازمان ها از تخصيص هزينه ها استفاده مي كنند . اما تخصيص هزينه هاي غير مستقيم همواره با بخت همراه بوده است . يك مثال عبارتست از تخصيص هزينه هاي غير مستقيم مراكز مسئوليت كه توسط مديران كنترل مي شوند . اصول كنترلي كه بر اساس حسابداري سنجش مسئوليت بنا شده است ، بيان مي كند كه مديران تنها براي هزينه هايي كه آنها مي توانند كنترل كنند مسئول مي باشند . هنوز تخصيص هزينه هاي غير مستقيم اغلب به صورت توزيع هزينه ها بين مديران مي باشد . كه روي اين هزينه ها كنترل كمي دارند يا اصلاً كنترل ندارند .مديران در بسياري از سازمانها از تخصيص يك سري هزينه هاي غير مستقيم اظهار شكايت مي كنند همچنانكه مديران معمولاً بر روي هزينه هاي غير مستقيم كنترل كامل ندارند ، آنها اغلب به طور كامل بر استفاده از منابع غير مستقيم تاثير ندارند . به طور مثال اگر يك واحد توليدي تعداد كارگران خود را افزايش دهد بيشترين تقاضا در واحد كارگزيني اتفاق مي افتد كه نهايتاً اين واحد بايستي خدماتش را افزايش دهد كه زمان ارائه خدمات به واحدهاي ديگر كاهش مي يابد .

تخصيص برخي از هزينه هاي غير مستقيم براي توليد نيز بحث برانگيز مي باشد . در فصل پنج تصميمات قيمت گذاري كه سود را ماكزيمم مي نمايد به همراه كاربرد هزينه هاي مورد بحث قرار مي گيرد . بهاي تمام شده محصول كه شامل هزينه هاي ثابت تخصيص يافته مي باشد . بنظر نمي رسد كه بطور محتمل بيانگر هزينه نهايي از توليد يك محصول باشد . تخصيص هزينه هاي سربار كه نسبت به ديگر عناوين هزينه هاي حسابداري بيشتر مورد توجه قرار گرفته است شديداً در بين حسابداران در ثبت اين مخارج غير مستقيم بحث صورت گرفته است . يك گزارشگر در سال 1916 در خصوص اين هزينه ها به صورت زير نوشته است :

هزينه هاي غير مستقيم يكي از مهمترين حسابهايي است كه در دفاتر توليد كنندگان وارد مي شود . روش هاي برخورد با اين هزينه ها بخش هايي را نسبت به كاهش نيروي انساني بوجود آورده است . اين هزينه ها مانند يك صخره در مقابل كشتي منفعت كه در حال غرق شدن است قرار گرفته است .

با توجه به ماهيت بحث برانگيز تخصيص هزينه هاي غير مستقيم بايستي منفعت هايي از بابت تخصيص هزينه هاي غير مستقيم داشته باشد . اين منفعت ها در سه گروه                   رخ مي دهد:

1-     رعايت قوانين و مقررات برون سازماني .

2-     رعايت برنامه ريزي.

3-     اهداف كنترلي

رعايت قوانين و مقررات برون سازماني :

تمامي تصميمات حسابداري مديريت بر اساس تقاضا هاي داخلي براي اطلاعات جهت انجام تصميم گيري هاي برنامه ريزي و كنترلي صورت نمي پذيرد . سازمان ها اغلب در قبال بخش هاي بيروني جهت تهييه اطلاعات مشخص و معين مسئوليت دارند . سهام داران نسبت به دريافت گزارش هاي مالي از مؤسسات و شركت هايي كه مالك آن هستند حق و حقوقي دارند . سازمان هاي انتفاعي بايستي اظهارنامه هاي مالياتي جهت ارسال به مراجع دولتي تهيه نمايند و همچنين سازمان هاي غير انتفاعي گزارش هاي اطلاعاتي تهيه مي كنند وبعضي قرار دادها ما بين سازمان هاي مختلف هزينه هايي را كه يك سازمان به سازمان ديگر پرداخت خواهد كرد نشان مي دهد . بنابراين اطلاعات هزينه اي بايستي از يك سازمان به ديگر سازمان ها ارسال شود .

هزينه هاي غير مستقيم تخصيص يافته در هر يك از اين مراحل نقشي مهم را ايفا مي نمايد در برخي موارد روش برخورد با هزينه هاي غير مستقيم مشخص شده است در موارد ديگر تخصيص هزينه هاي غير مستقيم فرصت هايي را براي يك سازمان جهت رسيدن به اهداف مالي پيش نهاد مي نمايد مانند كاهش ماليات ... .

گزارش هاي مالي براي سهامداران :

مجموع گزارشهاي مالي براي سهامداران بر اساس مقررات هياتهايي مانند هيأت تدوين استانداردهاي حسابداري «FASB» كميته بررسي اوراق بهادار «SEC»وديگر نهادها و انجمنهاي حرفه اي مانند انجمن حسابدارن رسمي آمريكا و مقررات تعيين شده از   طرف    FASBو SEC و ديگرانجمن ها ، همه جنبه هاي گزارشگري مالي را پوشش نمي دهند. هنگامي كه دستورالعمل هاي مراجع قانون گزاري روش حسابداري مناسبي را مشخص نمي نمايند . رويه هاي حسابداري گذشته به عنوان يك رهنمود مورد استفاده قرار مي گيرد . قوانين و مقررات نهادهاي قانون گذاري و رهنمودهاي برگرفته از رويه هاي گذشته حسابداري ، اصول پذيرفته شده  عمومي حسابداري«GAAP» را                 تشكيل مي دهند.

تخصيص هزينه هاي غير مستقيم  توليد به محصولات يك روش حسابداري مالي است كه به دليل كاربرد در گذشته از GAAP ناشي مي شود . اما هزينه هاي سربار اداري و فروش به محصولات تخصيص داده نمي شوند . در بيشتر سازمان ها و شركت هاي عمده فروشي و خرده فروشي و خدماتي هزينه هاي غير مستقيم به محصولات يا خدمات بر اساس اهداف گزارشگري مالي تخصيص داده نمي شوند .

روش هاي مورد استفاده در تخصيص هزينه هاي غير مستقيم توليد به محصولات در محاسبة سود تاثير گذار مي باشد . هزينه هاي توليدي غير مستقيم كه به محصولات تخصيص داده مي شوند به عنوان بخشي از بهاي تمام شده موجودي هاي كالا مي باشند كه به عنوان دارايي تا زمان فروش محصولات نگهداري مي شوند . تخصيص هزينه هاي غير مستقيم توليد به محصولات كه در موجودي كالاي پايان دوره باقي مي ماند در ميزان سود گزارش شده دوره مالي مؤثر مي باشد .

فشار و اجبار بر  تخصيص هزينه هاي غير مستقيم كه درآمد گزارش شده به بيرون را تحت تاثير قرار مي دهد زماني اعمال مي شود كه پاداش مديران بر اساس ميزان آن درآمد صورت پذيرد . مديران مالي مكرراً پاداشي متناسب با درآمد گزارش شده به بيرون دريافت مي كنند ، بنابراين آنها به چگونگي تخصيص هزينه هاي غير مستقيم مرتبط مي باشند به هر حال محدوديت هايي در تخصيص هزينه ها جهت گزارش هاي مالي وجود دارد . روش تخصيص بايد بر اساس GAAP باشد و مديران نمي توانند روش تخصيص را بدون هماهنگي و موافقت حسابرسان مستقل برون سازماني تغيير دهند .

گزارشگري درآمد مشمول ماليات :

قوانين حسابداري مالياتي مقرر مي دارد كه بهاي تمام شده موجودي كالا شامل مقدار مناسبي از هزينه هاي مستقيم توليد باشد . به عنوان مثال موجودي نه تنها شامل مواد مستقيم و دستمزد مستقيم مي باشد . بلكه سهمي از استهلاك كارخانه ها ، ماليات اموال و تجهيزات ، حقوق نگهبان و انتظامات كارخانه را شامل مي شود . همينطور در مورد گزارشگري مالي بيروني ، تخصيص اين هزينه هاي غير مستقيم  توليد به محصولات مي تواند در محاسبة درآمد مشمول ماليات مؤثر واقع شود .

مالكان يك سازمان تمايل دارند كه هزينه ها را به روشي تخصيص دهند كه درآمد مشمول ماليات كاهش يابد . درآمد مشمول ماليات كمتر پرداخت هاي مالياتي كمتر را به همراه دارد . به هر حال روشهاي تخصيص هزينه هاي غير مستقيم توسط مقررات و رويه هاي مميزي و مالياتي محدود شده است .

قرار داد هاي بازپرداخت هزينه :

بازپرداخت هزينه دليل ديگري براي تخصيص هزينه است . قرار دادهاي باز پرداخت هزينه ، اغلب هنگامي استفاده مي شود كه توليد يا خدمات منحصر به فرد و انحصاري باشد و بهاي تمام شده ساخت محصول يا ارائه خدمات خيلي نامشخص و مبهم مي باشد . در بهاي تمام شده مبهم ، فروشنده ممكن است نسبت به عرضه توليد يا خدمات بي ميل باشد . با اميد به بازپرداخت هزينه ها ،‌مشتري ريسك هزينه هاي مبهم را از فروشنده رفع مي كند . مشتري به هر حال بايستي در باره انگيزه فروشنده جهت كنترل هزينه نگران باشد. اگر توزيع كننده  (فروشنده) بداند كه همه هزينه ها بازپرداخت خواهد شد نسبت به كنترل هزينه ها محتاط نخواهد بود .

تخصيص هزينه هاي غير مستقيم يك بخش بحث برانگيز از بازپرداخت هزينه ها است . اگر يك توزيع كننده ، محصولات چندگانه ايجاد نمايد و تعدادي از محصولات بر مبناي بازپرداخت هزينه ها به فروش برسد . فروشنده تمايل دارد كه بسياري از هزينه هاي غير مستقيم را تا حد امكان بر اساس بازپرداخت بهاي تمام شده توليد تخصيص دهد . بيشتر هزينه هاي غير مستقيم كه بر مبناي بازپرداخت هزينه به توليد  تخصيص داده مي شود به معني درآمد بيشتر براي سازمان مي باشد .

به دليل اينكه تخصيص هزينه هاي غير مستقيم يك جنبة بحث برانگيز از از قرار دادهاي بازپرداخت مي باشد . قرار دادها بايد روش هاي تخصيص مجاز هزينه را مشخص نمايند . به منظور كمك به سامان دادن تخصيص هزينه ها به وسيلة فروشندگان نمايندگيهاي دولتي ، دولت فدرال. هيأت تدوين استانداردهاي حسابداري بهاي تمام شده (GASB) را به منظور انتشار استانداردهاي حسابداري تأمين نمود كه زمينه هاي مديريت هزينه ،ص5 هزينه به دوره هاي حسابداري و تخصيص هزينه در مدت زمان دورة حسابداري را پوشش مي دهد . فروشندگان نمايندگي هاي دولتي ، در رابطه با قرار دادهاي اماني بايد از رويه هاي حسابداري تعيين شده توسط GASB پيروي كنند .

سيستمهاي حسابداري مختلف براي اهرداف دروني و بيروني:

استفاده از يك روش تخصيص هزينه براي گزارشگري بيروني ، گزارشگري مالياتي و بازپرداخت هزينه مي تواند منجر به تهاتر شود . مديران ممكن است روش تخصيص    هزينه اي انتخاب كنند كه درآمد فعلي را به منظور دريافت پاداش افزايش دهند . در حاليكه مالكان ممكن است بخواهند روشهاي تخصيص هزينه اي انتخاب كنند كه درآمد را به منظور مقاصد مالياتي كاهش دهد . افزايش درآمد كه به واسطة بازپرداخت هزينه ممكن است به تدابير مختلف تخصيص هزينه منجر شود . يك راه حل داشتن ، سيستم هاي حسابداري مختلف براي هر يك از اهداف مي باشد . در يك وضعيت مشابه روشهاي تخصيص هزينه براي نيازهاي گزارشگري بيروني ، بر انتخاب روش هاي تخصيص هزينه براي اهداف داخلي تأثيري ندارد . انگيزه اصلي براي استفاده از يك سيستم حسابداري كاهش هزينه هاي دفتر داري مي باشد ، عيب داشتن يك سيستم حسابداري تهاتر است كه ممكن است ، ناشي از استفاده از يك سيستم براي اهداف مختلف باشد . اين تهاتر در گزارشات بيروني مي تواند به درآمد هاي مشمول ماليات بر درآمد بيشتر منجر شود . زيانهاي ناشي از يك سيستم منحصر در سازمانها بخاطر عدم توافق ما بين برنامه ريزي و كنترل رخ مي دهد . اين موارد در دو بخش بعدي مورد بررسي قرار مي گيرد .

تخصيص هزينه براي اهداف برنامه ريزي

اطلاعات به منظور اهداف برنامه ريزي جهت تصميم گيري بهتر به همراه دانش بيشتر به مشكلات مورد استفاده قرار مي گيرند تخصيص هزينه غير مستقيم مي تواند اطلاعاتي را براي مديران فراهم نمايد كه به آنها اجازه اخذ تصميمات بهتر مي دهد .

در برخي موارد تخصيص هزينه هاي غير مستقيم معيارهاي بهتري از هزينه هاي فرصت جهت توليد محصول يا خدمات فراهم مي نمايد . تخصيص هزينه هاي غير مستقيم  همچنين به عنوان يك مكانيزم ارتباطي عمل مي كند كه به مديران اجازه مي دهد بدانند كه چگونه اقداماتشان بر هزينه بخش هاي ديگر سازمان مؤثر واقع مي شود .

برآورد هزينه هاي فرصت محصولات يا خدمات :

مديران بايستي با توجه به محصولات و خدمات كه سازمان ها ارائه مي دهند تصميم گيري نمايند مديران با ختيار تصميم گيري تصميمات مناسب راجع به قيمت گذاري و تركيب محصولات را اتخاذ مي كنند . اينتصميمات برنامه ريزي بايد بر اساس هزينه فرصت توليد اين محصولات اتخاذ شود . تخصيص هزينه هاي غير مستقيم به محصولات ، تصميمات برنامه ريزي را به منظور گسترش هزينه هاي غير مستقيم كه هزينه فرصت توليد اين محصولات را نشان مي دهد بهبود مي بخشد .

هزينه هاي غير مستقيم توليد به دليل استفاده از منابع براي توليد بيش از يك محصول رخ مي دهند ، به عنوان مثال يك ماشين ممكن است براي توليدات مختلف مورد استفاده قرار گيرد . استفاده از اين دستگاه توسط يك محصول مشخص يك هزينه فرصت دارد كه اگر گزينه هاي ديگر جهت استفاده از اين ماشين وجود داشته باشد ، عدم استفاده از دستگاه براي يك نوع محصول مي تواند به توليد محصول ديگر منتهي شود يا اينكه دستگاه فروخته شود . تحت اين شرايط بخشي از هزينه هاي غير مستقيم بايستي به محصولاتي كه هزينه فرصت توليد اين محصولات را نشان مي دهد تخصيص داده شود .

انتقال هزينه ها جهت بهبود تصميمات برنامه ريزي :

هزينه هاي غير مستقيم تخصيص يافته همچنين به عنوان يك ابزار انتقال عمل مي نمايند . كه به مديران درباره هزينه اقداماتشان مربوط به كل سازمان اطلاع رساني مي نمايد . هنگامي كه مديران از منابع يا خدمات داخلي استفاده مي نمايند هزينه ها را به ديگر بخشهاي سازمان تحميل مي كنند . به عنوان مثال بيشتر دانشگاهها مشاوره اي به همة دانشجويان عرضه مي كنند هزينه اين خدمات مشاوره اي به دانشكده هاي مختلف بر اساس تعداد دانشجويان در هر دانشكده اختصاص داده مي شود . هزينه تخصيص يافته به نمايش هزينه فرصت خدمات مشاوره اي دانشجويان بيشتر منجر مي شود .

اگر يك دانشكده دانشجويان بيشتري را بپذيرند دانشجويان بيشتري از خدمات مشاوره اي استفاده خواهند نمود و مركز مشاره بايد مشاوران بيشتري را استخدام نمياد . با تخصيص هزينه هاي خدمات مشاوره به دانشكده هاي مختلف دانشگاه هزينه فرصت ايجاد خدمات مشاوره اي را به رئيس دانشكده ها منتقل مي كند . با اين اطلاعات اضافي رؤساي دانشكده ها نسبت به پزيرش دانشجويان تصميمات بهتري اتخاذ مي نمايند .

مديران هميشه از بعضي هزينه ها يا منابع كه به ديگر بخش هاي سازمان تحميل مي كنند كه گاه نيستند در بسياري از موارد اين هزينه ها يا منافع بدون رضايت مديران يا بدون جبران مستقيم به ديگر بخشها تحميل مي شود . اين هزينه ها يا منافع آثار بيروني ناميده مي شوند ، آثار بيروني معمولاً در متون اجتماعي مورد بررسي قرار مي گيرد . به عنوان مثال آلودگي يك آثار منفي بيروني يا هزينه تحميل شده به ديگران است . اتومبيل هايي كه در هوا آلودگي ايجاد مي كنند ، رانندگانشان هرگز براي اين هزينه ها پرداختي انجام نمي دهند . آنها اين آلودگي را به ديگران تحميل مي كنند .

تخصيص هزينه ها براي اهداف كنترلي  :

انگيزش و كنترل توجيحاتي براي رواج و عموميت تخصيص هزينه ها در سازمان ها هستند. تخصيص هزينه مديران را از طريق تخصيص حقوق تصميم گيري و تأثير تخصيص هزينه بر اندازه گيري عملكرد ، كنترل مي نمايند . تخصيص هزينه همچنين به مديران اجازه مي دهد ،‌تا ديگر واحدها را كنترل نمايند . روشي كه تحت آن هزينه هاي غير مستقيم تخصيص مي يابد بر رفتار مديران تأثير مي گذارد .بنابراين روش تخصيص هزينه ابزاري براي كنترل مديران است .

تخصيص هزينه و حقوق تصميم گيري  :

در برخي سازمان ها تخصيص هزينه ها با تخصيص منابع همزمان است . به عنوان مثال دانشگاهها ممكن است منابع را از يك دانشكده به دانشكده ديگر شيفت دهند . بنابراين دانشكده ها منابع كمتري در اختيار دارند بنابراين حقوق تصميم گيري قابل دسترسي كمتري دارند .

تخصيص هزينه ها و اندازه گيري عملكرد :

مراكز مسئوليت لااقل به طور ناتمام بر اساس ارقام حسابداري مورد ارزيابي قرار مي گيرند هزينه ها ، سود ، بازمانده سرمايه گذاري معيارهاي عملكرد معمولي براي ارزيابي مديريت مي باشند . اعداد حسابداري متأثر از تخصيص هزينه هاي غير مستقيم ناشي از منابعي است كه به وسيلة مراكز مسئوليت متعدد ، مورد استفاده قرار مي گيرد . به عنوان مثال هزينه واحدهاي بازاريابي ممكن است بوسيلة مراكز مسئوليت مختلف كه از واحد بازاريابي منفعت مي برند تخصيص داده شوند . هزينه هاي واحد بازاريابي بخشي از معيار عملكرد مديران ديگر مراكز مسئوليت مي باشد .

بنابراين تخصيص هزينه هاي غير مستقيم براي مراكز مسئوليت به منظور اهداف اندازه گيري عملكرد بايد زماني صورت گيرد كه مدير مقداري كنترل بر روي علت هزينه هاي غير مستقيم يا چگونگي تخصيص هزينه هاي غير مستقيم به مراكز مسئوليت داشته باشد .

به عنوان مثال اگر هزينه هاي عمومي اداري به آن چيزهايي تخصيص يابد كه مديريت بر آنها كنترل ندارد ،اندازه گيري عملكرد مديريت مورد تأثير قرار خواهد گرفت . در عمل بعضي سازمان ها مي توانند مديران را براي رسيدن به اهداف سازماني ترغيب نمايند . به عنوان مثال ،هدف يك سازمان مي تواند كاهش كاركنان در سازمان باشد . رئيس يك سازمان تخصيص هزينه هاي عمومي اداري را بر اساس تعداد كاركنان در هر مركز مسئوليت انتخاب نمايد . به منظور كاهش ميزان هزينه هاي عمومي اداري تخصيص داده شده به مراكز هزينه مديران اين مراكز تعداد كارمندان شاغل در اين مراكز را كاهش     مي دهند. بنابرايم تخصيص هزينه هاي اداري و عمومي مديران براي رسيدن به اهداف سازماني ترغيب مي نمايند حتي اگر هزينه هاي عمومي اداري ممكن است به وسيله كاهش در كارمندان تحت تأثير قرار نگيرد .

تخصيص هاي هزينه رفتار درون سازمان را از طريق فشارهاي تحميلي مشخصات استفاده شده براي تخصيص هزينه ها تغيير مي دهند . يك سازمان مديران را براي كاهش اين مشخصات ترغيب مي كند . سازمان بايد به اين نكته توجه داشته باشد كه به هر حال اين مشخصات تحميلي ممكن است ، به يك سري اهداف كوتاه مدت ختم شود اما در بلند مدت منجر به تصميمات اشتباه دربارة مديران بخشها مي شود . به عنوان مثال يك شركت توليد وسايل الكترونيكي ، دستمزد مستقيم را به عنوان مشخصه اي جهت تخصيص هزينه هاي غير مستقيم مورد استفاده قرار داده است . در نتيجه مهندسان به كاهش هزينه ها ترغيب و تشويق شده بودند . بنابراين آنها مقداري از دستمزد مستقيم مورد نياز براي ساخت محصول جديد را كاهش دادند . در نهايت كارخانه تقريباً بطور كامل ماشيني شد اما جمع هزينه ها همچنان بالا بود . براي اجتناب از چنين تصميمات اشتباهي يك سازمان بايد پيوسته روش هاي تخصيص هزينه هايش را مورد ارزيابي قرار دهد .

محرك كنترل دو طرفه :

روش عمومي كنترل رفتار و اعمال بين شركتها اينست كه مديران ارشد قسمتهاي تابع را كنترل مي كنند.اما كنترل مي تواند بين مديران يك سطح سازماني صورت پذيرد.كه به اين نوع كنترل ،كنترل متقابل (دوطرفه) گفته مي شود. تخصيص هزينه از يك مركز مسئوليت به مركز مسئوليت ديگر مي تواند منجر به كنترل متقابل شود .

فرض كنيدهزينه هاي يك واحد خدمات كامپيوتري به سايرواحدهاي تخصيص يابد.

اين تخصيص هزينه مانند انتقال قيمت است كه نشان دهنده هزينه آن خدماتي است كه ارائه شده است.اگراين هزينه تخصيص يافته واحد خدمات كامپيوتري خيلي زياد باشد. مديران واحدهاي ديگر شكايت مي كنندودرمورد كاهش هزينه واحد كامپيوتربحث مي كنند.اگر مديران اين حق تصميم گيري را داشته باشند كه خدمات كامپيوتررا از واحدهاي ديگر دريافت كنند اين تصميم قسمت كامپيوتر را وادار ميكند كه هزينه هايش راكاهش دهد ويا اينكه مديران در جستجوي انتخاب راه حل ديگر باشند . اگرهزينه واحد كامپيوتري به واحدهاي سازمان تخصيص پيدا نكند . مديران واحدهاي ديگر در مورد كنترل هزينه واحد كامپيوتر توجهي نمي كنند . در اين حالت كنترل متقابل خيلي كمي وجود خواهد داشت . نظم و انظباط به منظور كنترل هزينه ها در واحد خدمات كامپيوتري بوسيله سطوح بالاتر سازمان بايد ايجاد و تحميل شود.

3-9 : مراحل اساسي تخصيص هزينه

پنج مرحله اساسي تخصيص هزينه عبارتند از:

1-     تعيين موضوعهاي هزينه

2-     انباشت هزينه هاي غير مستقيم در مخازن هزينه

3-     انتخاب مبناي تخصيص هزينه

4-     برآورد نرخ كاربردي (نرخ جذب)

5-     تخصيص هزينه هاي غير مستقيم با استفاده از مبناي تخصيص

هريك از اين مراحل در بخشهاي زير مورد بررسي قرار مي گيرد.

تعيين موضوع هاي هزينه:

سازمانهابايد تعيين نمايند كه كدام دواير ، محصولات ، مشتريان ، عرضه كنند گان و يا فرآيندها بايد هزينه هاي غير مستقيم را دريافت كنند . به عنوان مثال يك مركز كامپيوتر ممكن است به عنوان موضوع هزينه معرفي شود ويا استفاده كنندگان از مركز كامپيوتر به عنوان موضوع هزينه تعيين مي شود . موضوع هزينه ممكن است يك واحد سازماني باشد مانند مراكز هزينه يا مراكز سود ، محصولات و خدمات ارائه شده توسط سازمان به عنوان موضوعهاي هزينه مطرح  مي شوند.

انباشت هزينه در مخازن هزينه.

هزينه غيرمستقيم به علت استفاده مشترك ازمنابع مانند ماشين آلات  و دستگاهها، ساختمان ، خدمات اداري به دواير توليدي يا خدماتي تخصيص داده شوند . هزينه هاي مربوط به اين منابع در مخازن هزينه انباشته مي شود . اندازه يك مخزن هزينه به چگونگي انباشت منابع بستگي دارد . به عنوان مثال ، يك ماشين مي تواند يك مخزنه مجزا داشته باشد . و يا هزينه هاي مربوط همة ماشين ها مي تواند در يك مخزن هزينه منحصر قرار داده شود .

هزينه غير مستقيم منتصب به اين مخازن شامل همة هزينه هايي است كه مي تواند به اين مخازن رديابي شود. به عنوان مثال هزينه غير مستقيم مربوط به يك واحد كامپيوتر همة هزينه مستقيم دواير مانند هزينه سخت افزار ، هزينه حقوق كاركنان واحد كامپيوتر كاغذ و نوارهاي مغناطيسي و ... را دربر مي گيرد .

تخصيص هزينه چند مرحله اي هنگامي كه هزينه ها از طريق يك سلسله مخازن هزينه تخصيص مي يابد رخ مي دهد . به عنوان مثال هزينه هاي دواير خدماتي داخلي ابتدا به دواير توليدي كه از خدماتي استفاده مي كنند تخصيص داده مي شود . و سپس هزينه هاي دواير توليدي به محصولات مختلف كه از اين دواير توليدي استفاده مي كنند تخصيص داده مي شود .

انتخاب مبناي تخصيص :

يك مبناي تخصيص ويژگي يامشخصه اي است كه بر اساس آن هزينه هاي غير مستقيم مخزن هزينه بين موضوع هاي هزينه توزيع مي شود . هر منبع هزينه ممكن است مبناي تخصيص مختلفي داشته باشد . محرك هزينه در هزينه يابي بر مبناي فعاليت كه در فصل چهار مورد بحث قرار گرفت يك مبناي تخصيص است، كه هزينه را از مخزن هزينه فعاليت هاي بالاسري به محصولات و مراكز مسئوليت توزيع مي كند .  محرك هزينه در هزينه يابي بر مبناي فعاليت به منظور انعكاس استفاده از فعاليت هاي بالاسري مورد استفاده قرار مي گيرد . يك مبناي تخصيص لازم نيست كه حتي با هزينه هاي مخازن هزينه وابستگي داشته باشد . به عنوان مثال يك شركت ممكن است يك مبناي تخصيص به منظور كاهش مشخصات ويژه اي از سازمان انتخاب نمايد . اگر تعدادي از كمبودها به عنوان مبناي تخصيص هزينه اداري – عمومي انتخاب شود . مديران براي كاهش تعداد كمبودها ترغيب مي شوند . بطوريكه هزينه هاي تخصيص داده شده به مراكز مسئوليت كاهش مي يابد . تعدادي از اين كمبودها ممكن است با هزينه هاي تخصيص داده شده به مراكز مسيئوليت كاهش يابد . تعدادي از اين كمبودها ممكن است با هزينه هاي اداري – عمومي وابسيتگي نداشته باشد . در عوض مبناي تخصيص به منظور رسيدن به اهداف سازمان در جهت كاهش كمبود ها انتخاب شده است . انتخاب مبناي تخصيص به اهداف سازمان بستگي دارد . زيرا تخصيص هاي هزينه براي رسيدن به دو هدف اساسي درون سازمان (تصميمات برنامه ريزي و كنترلي ) مورد استفاده قرار مي گيرند و انتخاب مبناي تخصيص چيزي جدا از اين اهداف نمي باشد .

برآورد نرخ كاربردي (نرخ جذب از پيش تعيين شده )

وقتيكه مبناي تخصيص براي مخزن هزينه انتخاب شد ، نرخ كاربردي محاسبه مي شود . نرخ كاربردي در ابتداي سال قبل از وقوع هزينه هاي غير مستقيم تعيين مي شود . نرخ كاربردي اين امكان را فراهم مي كند كه هزينه ها در طول دوره مالي تخصيص داده شود، قبل از اينكه هزينه ها به طور كامل اندازه گيري شوند .

اطلاعات هزينه تخصيص داده شده از طريق نرخ هاي كاربردي از قبل تعيين شده همزمان بسيار زيادي دارند اما ممكن است هزينه هاي واقعي رخ داده منعكس نكنند .جمع همة هزينه هاي غير مستقيم واقعي رخ داده با جمع همة هزينه هاي غير مستقيم تخصيص داده شده به موضوع هاي هزينه با استفاده از نرخ كاربردي از قبل تعيين شده برابر نيست .

يك نرخ كاربردي براساس يك مبناي تخصيص عموماً به شكل زير برآورد مي شود.

         برآورد  ريالي يك مخزن هزينه

                                              =   نرخ جذب پيش بيني شده

برآورد جمع ميزان استفاده از مبناي تخصيص

چندين مشكل در رابطه با اين نرخ كاربردي وجود دارد. تخصيص هزينه ها براي تصميمات برنامه ريزي بايستي براي بدست آوردن برآوردي از هزينه فرصت استفاده از منابع مشترك شكل گرفته باشد . حتي اگر تنها هزينه هاي فرصت در مخزن هزينه مشخص شده باشد. مخزن هزينه ممكن است شامل هزينه ها ثابت در مورد تخصيص باشد.

تخصيص هزينه هاي غير مستقيم براساس ميزان استفاده از مبناي تخصيص .

وقتيكه نرخ كاربرد براي مبناي تخصيص برآورد شد. هزينه هاي غير مستقيم به موضوعهاي هزينه با توجه به ميزان استفاده از مبناي تخصيص ،تخصيص داده مي شود. بطور خلاصه فرآيند تخصيص هزينه جريان هزينه ها را از يك مخزن هزينه به موضوعهاي هزينه را دنبال مي كند . تعيين موضوعهاي هزينه ، انباشت هزينه هاي در مخازن هزينه ، انتخاب مبناي تخصيص ، محاسبه نرخ كاربردي و تخصيص هزينه هاي كل فرآيند تخصيص راشامل مي شود.

گزارشگري بخشها :

گزارشگري بخشها ، فرايند گزارشهاي حسابداري توسعه يافته براي واحد هاي مجزا از هم در سازمان مي باشد. سود هر بخش براي ارز يابي عملكرد واحد و مديرش اندازه گيري مي شود. توانايي معرفي بخشها ي سودده و بخشهاي غير سودده اين امكان را براي مديران فراهم مي كند كه منابع يك بخش را اضافه يا كاهش دهند و يا اينكه به مديران بخشها پاداش بدهند. اگر انتقالات ميان بخشها وجود داشته باشد ، حسابداري مديريت براي محاسبه سود هر بخش از قيمت گذاري انتقالي استفاده مي كند. درآمد هر بخش بايستي فروش به ديگر بخشهاي داخلي سازمان را به خوبي فروشهاي بيروني منعكس كند .سود هر بخش همچنين شامل هزينه هاي منابعي است كه توسط چند بخش مورد استفاده قرار مي گيرد. در نتيجه اين هزينه ها به بخشهاي مختلف تخصيص داده مي شود.

اهداف داخلي تخصيص هزينه ها به بخشها عبارتند از :

1-     انتقال اطلاعات به مديران بخشها

2-     ترغيب مديران به اتخاذ تصميمات مطابق با اهداف سازمان

خلاصه :

1-     تشريح رابطه ما بين منابع مشترك ، هزينه هاي غير مستقيم وموضوع هزينه .

منابع مشترك منابعي هستند كه بيشتر از يك واحد يا محصول سازمان از آن استفاده مي كنند . منابع مشترك هزينه هاي غير مستقيم را ايجاد مي كنند كه ممكن است به استفاده كنندگان از منابع مشترك تخصيص داده شوند. دريافت كنندگان هزينه هاي غير مستقيم تخصيص يافته ، موضوع هزينه ناميده مي شود.

2-تشريح نقش و تاثير هزينه هاي غير مستقيم تخصيص يافته بر گزارشهاي مالي ، گزارشهاي ماليات بر درآمد و باز پرداخت هزينه براي گزارشگري مالي بيروني و گزارشات ماليات بردرآمد ، هزينه سربار توليد عرفاً به محصولات تخصيص داده مي شوند. هزينه  هاي تخصيص يافته به محصولات فروش رفته در يك قرار داد باز پرداخت هزينه درآمد اضافي براي سازمان فراهم مي نمايد.

3- بيان دلايل تخصيص هزينه برمنظور اهداف برنامه ريزي .

اگر تخصيص هاي هزينه برآورد بهتري از هزينه فرصت توليد يك محصول يا خدمات فراهم نمايد آنها براي اهداف برنامه ريزي با ارزش مي باشند. در اين مورد تخصيص هزينه، اطلاعاتي در باره هزينه فرصت استفاده از منابع مشترك به مديريت منتقل مي نمايد.

4- بيان دلايل تخصيص هزينه به منظور اهداف كنترلي.

تخصيص هزينه هاي غير مستقيم يك روش براي تخصيص منابع كمياب در برخي سازمان ها مي باشد . تخصيص هزينه همچنين براي گزارشگري بيروني ، بازپرداخت هزينه و تحريك مديران به استفاده از منابع مشترك در يك رويه با ثبات همراه با اهداف سازماني مورد استفاده قرار مي گيرد . تخصيص هزينه همچنين مي تواند براي نظارت و كنترل دو سويه مورد استفاده قرار گيرد.

5- تشريح اينكه چگونه عوامل مختلف براي تخصيص هزينه مي تواند باعث تهاتر در درون سازمان شود.

هزينه ها براي گزارشهاي بيروني، تصميم گيري برنامه ريزي و اهداف كنترلي  تخصيص داده مي شوند . يك سيستم تخصيص هزينه ها منحصر به تهاتر  منتهي خواهد شد. زيرا هر علت براي تخصيص هزينه ممكن است به روش متفاوت تخصيص دلالت داشته باشد.

6-     تخصيص هزينه هاي غير مستقيم با استفاده از پنج مرحله اساسي.

7-     تهيه گزارشهاي بخشي براي سازمانها .

گزارشگري بخشي سودمندي واحدهاي يك سازمان را افشاء مي كند. سودمندي واحد ها قيمت گذاري انتقالات داخلي و تخصيص هزينه را منعكس مي كند .

8-    استفاده از روشهاي مستقيم ، پلّكاني (يك طرفه) و دو طرفه ( رياضي ) براي تخصيص هزينه خدمات واحد هايي كه تأثير متقابل دارند.

در روش مستقيم خدمات متقابل واحدهاي خدماتي ناديده گرفته مي شود . در روش پلّكاني هزينه واحدهاي خدماتي به ترتيب تخصيص داده مي شود و از قسمتي از خدمات متقابل دواير خدماتي صرفنظر مي شود . در روش دو طرفه معادلات مربوط به هر يك از دواير خدماتي به منظور محاسبه خدمات متقابل آنها بطور همزمان حل مي شود.

ضميمه

تخصيص هزينه هاي دواير خدماتي با خدمات متقابل

روش تخصيص مستقيم :

اولين روش تخصيص هزينه دواير خدماتي روش تخصيص مستقيم است . روش تخصيص مستقيم تمام ميزان استفاده از خدمات متقابل دروني دواير خدماتي را ناديده مي گيرد . تنها ميزان استفاده دواير عملياتي از خدمات دايره عملياتي مد نظر باشد . نرخ كاربردي از طريق مستقيم هزينه هاي خدماتي هر يك از دواير بر جمع ساعت استفاده از خدمات توسط دواير عملياتي بدست مي آيد . روش مستقيم تخصيص هزينه دايره خدماتي در عمل ساده است اما ناديده گرفتن اثرات متقابل خدمات بر روي ديگر دواير خدماتي به اتخاذ تصميمات ضعيف توسط مديران سازمان منجر مي شود. بويژه ناديده گرفتن خدمات دو سويه ، به معني آن است كه نرخ كاربردي هزينه فرصت استفاده از دواير خدماتي را منعكس نمي نمايد . مديران دواير عملياتي به استفاده كمتر يا بيشتر از دواير خدماتي بسته به اينكه نرخ كاربردي پايين تر يا بالاتر از هزينه فرصت دواير خدماتي است گرايش پيدا مي كند. مشكل ديگر روش مستقيم تخصيص آن است كه دواير خدماتي از ديگر دواير خدماتي استفاده بيشتري خواهند كرد. زيرا هزينه هاي هر دايره خدماتي تنها به دواير عملياتي تخصيص داده مي شود. ديگر واحد هاي خدماتي كه از دايره خدماتي استفاده مي كنند آنطور در نظر گرفته مي شوند كه استفاده از خدمات ديگر و دواير خدماتي رايگان مي باشد و استفاده از خدمات ديگر دواير به حساب آنها گذاشته نمي شود. بنابر اين هيچ انگيزه مالي براي محدود كردن استفاده از دواير خدماتي ديگر ندارند. در نتيجه روشهاي كنترلي ديگري براي كنترل استفاده هريك از دواير خدماتي از ديگر دواير خدماتي بايد مورد استفاده قرار گيرد. اين كنترل ها مي تواند شامل يك سيستم اولويت بندي در ارائه خدمات يا يك محدوديت ، محدوديت بودجه اي باشد كه ميزان ساعت استفاده از خدمات توسط دواير خدماتي را محدود مي سازد.

روش پلكاني (يك طرفه) تخصيص هزينه :

روش پلكاني بعضي از خدمات متقابل دواير خدماتي را شناسايي مي كند اما نه همه استفاده هاي دو طرفه از خدمات را . اين روش از انتخاب يك دايره خدماتي شروع مي شود و همه هزينه هاي آن به بقيه دواير خدماتي و دواير عملياتي تخصيص مي يابد. سپس واحد خدماتي دوم انتخاب مي شود و همه هزينه هاي اين دايره ( شامل هزينه هاي تخصيص يافته از دايره خدماتي اول) به ديگر دواير خدماتي ودواير عملياتي تخصيص داده مي شود اين فرآيند تا زمانيكه هزينه تمام دواير خدماتي تخصيص يابد ادامه مي يابد. در اين روش همه هزينه هاي دواير خدماتي به دواير خدماتي و در نهايت به دواير عملياتي سرازير مي شود .

نمودار 9A-1 جريان هزينه ها مابين دواير خدماتي و عملياتي را نشان مي دهد .

نمودار 9A-1

         خريد                                         حسابداري                                          كامپيوتر

                                    مونتاژ                                            برش

                                                           محصولات

روش پلكاني با يكسري مشكلات همراه است . مشكل اول تصميم گيري درباره ترتيب دواير خدماتي كه بايد تخصيص يابند مي باشد . ترتيب دواير خدماتي در نهايت بر كل هزينه هايي كه به موضوع هزينه نهايي تخصيص مي يابد تأثير گذار است .

ترتيب دواير خدماتي همچنين بر نرخ كاربردي دواير خدماتي مؤثر است . دواير خدماتي كه زودتر تخصيص مي يابند نرخ كاربردي كمتري نسبت به روش مستقيم دارند و دواير خدماتي كه بعداً‌ تخصيص مي يابند نرخ كاربردي بالاتري نسبت به روش مستقيم دارند .

روش دو طرفه (رياضي)

روش دو طرفه تخصيص هزينه هاي دواير خدماتي همة خدمات متقابل ما بين واحدهاي خدماتي را شناسائي مي كند . روش دو طرفه با برقرار كردن يك معادله براي هر يك از دواير خدماتي كه شامل هزينه دايرة خدماتي و همچنين استفاده متناسب از دايرة خدماتي توسط ديگر دواير خدماتي و خود دايرة خدماتي شروع مي شود .